Desde el 12 de mayo de 2019, el Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas españolas, sin importar su tamaño o sector, a registrar diariamente la jornada laboral de cada trabajador. No es una recomendación: es una obligación legal con inspecciones y sanciones asociadas.
¿A quién afecta?
A todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena, independientemente del número de empleados. No importa si tienes 2 trabajadores o 200: la obligación es la misma. Se aplica también a quienes trabajan a tiempo parcial y a quienes teletrabajan.
¿Qué hay que registrar exactamente?
- La hora de inicio y la hora de finalización de la jornada de cada trabajador, cada día.
- El registro debe reflejar la jornada real, no la teórica según el convenio o el contrato.
- Debe conservarse de forma que permita comprobar el cumplimiento, no basta con una estimación mensual de horas.
¿Cómo hay que guardarlo?
La ley no impone un sistema concreto (no exige un reloj físico ni un programa determinado), pero sí exige que el sistema sea fiable, objetivo y accesible: tanto para la persona trabajadora como para la Inspección de Trabajo y la representación legal de la plantilla. Un papel manuscrito o una hoja de Excel editable a mano es, en la práctica, difícil de defender ante una inspección si no hay forma de acreditar que no se ha modificado.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?
Un mínimo de 4 años. Deben permanecer a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo durante ese plazo.
¿Qué pasa si no se cumple?
El incumplimiento se considera una infracción grave en materia de relaciones laborales, con sanciones que pueden ir desde los 751 € hasta los 7.500 € por infracción, según la gravedad y el número de trabajadores afectados. Además, la ausencia de registro dificulta a la empresa defenderse en caso de reclamaciones por horas extra no abonadas.
¿Cómo ayuda Workin?
Workin genera automáticamente el registro de entrada, salida y descansos de cada empleado, con marca de tiempo verificable y conservación según el plazo legal. Si un fichaje se modifica manualmente, queda registrado quién lo cambió y cuándo, manteniendo la trazabilidad que pide la ley.